Durch den Betrieb wandernde Papierberge beispielsweise zählten noch bis vor kurzem zu diesen Stressfaktoren. „Die Suche nach Belegen, Dokumente kopieren, Rechnungen zuteilen, all das zusammen nahm sehr viel Zeit in Anspruch. Das waren verschwendete Ressourcen“, erinnert sich der Geschäftsführer. Die Lösung: „Wir wollten unsere papierbasierten Geschäftsprozesse durch Digitalisierung optimieren.“ Gesagt, getan: Mitte letzten Jahres holten sich Thomas und Michael Osterath Unterstützung von Experten der Wirtschaftsförderung Willich und der WFG Kreis Viersen. Gemeinsam wurden Anforderungen definiert. „Ganz wichtig war uns, dass wir nicht nur eine Dokumentationssoftware installieren“, erklärt Thomas Osterath. Das neue System sollte die Workflows abbilden und Abläufe begleiten. „Parallel haben wir uns digitale Systeme in der Praxis angeschaut“, sagt er und betont: „So ein Schritt will gut geplant sein. Je genauer man sich im Vorfeld mit den Prozessen auseinandersetzt, desto eher vermeidet man Stolperfallen und Enttäuschungen.“ Um die Mitarbeiter frühzeitig in den Digitalisierungs-Prozess einzubeziehen, wurden Workshops veranstaltet.  

Das neue System deckt zunächst den Geschäftsprozess Eingangsrechnungen ab. „Es war uns wichtig, mit nur einem Baustein anzufangen, damit die Digitalisierung handelbar bleibt“, erklärt Thomas Osterath. Weitere Bausteine sollen nach und nach folgen. Die eingehenden Rechnungen werden nun über das System in die entsprechenden Abteilungen verteilt, abgelegt und mit zugehörigen Dokumenten verknüpft. Das System erkennt unter anderem sich wiederholende Rechnungssteller und ordnet sie automatisch zu. „Das ist die Intelligenz, die wir uns gewünscht haben“, freut sich der Geschäftsführer über die gelungene Implementierung des Systems, das nach einer kurzen Einarbeitungsphase nun rund läuft. Das bestätigt auch Nadine Wheeler, erste Ansprechpartnerin im entsprechenden Geschäftsbereich: „Die Digitalisierung ist eine unglaubliche Arbeitserleichterung, und wenn man ehrgeizig dahintersteht und das Programm kennenlernen möchte, ist die Umstellung kein Problem.“ Und noch eine Erleichterung hat die Digitalisierung gebracht: „Wir konnten für eine körperbehinderte Mitarbeiterin in der Buchhaltung einen Homeoffice-Arbeitsplatz komfortabel gestalten“, sagt Thomas Osterath.