Die mobile Lösung in Verbindung mit der Implementierung eines neuen ERP-Systems wurde in Zusammenarbeit mit einem IT-Dienstleister entwickelt. „Wir haben bei der digitalen Umstellung großen Wert darauf gelegt, dass die Software individuell an unsere Abläufe und Strukturen angepasst wurde“, sagt der Geschäftsführer. In der Praxis sieht das so aus: Der Servicetechniker gibt vor Ort beim Kunden sämtliche Daten in sein Tablet ein. Diese Daten werden nach Abschluss des Einsatzes sofort mit dem ERP-System synchronisiert und stehen direkt zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Angebote, Aufträge, Protokolle, Berichte, Rechnungen, alles ist digital gespeichert, archiviert und mit wenigen Klicks verfügbar. Zeitaufwändiges und fehlerbehaftetes Abtippen der Auftragszettel, Berichte oder Rechnungen, die kopiert, abgeheftet oder verschickt werden – all das gibt es bei IGETEC nicht mehr. Serviceprotokoll und Rechnung stehen dem Kunden nach kürzester Zeit per E-Mail zur Verfügung.

„Durch die Digitalisierung der Prozesse sparen wir nicht nur eine Menge an Papier ein, sondern haben auch wertvolle Ressourcen geschaffen“, so Gereon Erretkamps, der auch für die interne Kommunikation einige Vorteile sieht: „Die Kommunikation mit unseren Servicepartnern, die bundesweit im Einsatz sind, ist wesentlich einfacher und transparenter geworden.“ Darüber hinaus können die Servicetechniker über ihre Tablets Verbesserungsvorschläge zu internen Prozessen einreichen und deren Bearbeitung verfolgen. „Die Vorschläge unserer Mitarbeiter nehmen wir sehr ernst, denn wir wollen uns natürlich weiterentwickeln. Digitalisierung ist ein zyklischer Verbesserungsprozess“, sagt Gereon Erretkamps.